Opanuj najpowszechniejsze obowiązki asystenta wykonawczego

Opanuj najczęstsze obowiązki asystenta wykonawczego

Gratulujemy zostania Asystentem Wykonawczym (EA)! (Jeśli nadal szukasz koncertu, gratulacje dla Ciebie w przyszłości). Czy jesteś gotowy, aby wykonać wszystkie obowiązki Asystenta Wykonawczego z gracją i opanowaniem? Czy jesteś gotowy, aby Twoi menedżerowie płakali z podziwu dla Twojej doskonałości? W porządku; może dajemy się trochę ponieść emocjom, ale kiedy ktoś kiedykolwiek skrzywdził małą ambicję?



Zaspokój swoje ambicje EA dzięki naszemu przewodnikowi, który pomoże Ci zrozumieć i opanować najczęstsze obowiązki asystenta wykonawczego.

Obowiązki asystenta wykonawczego

Poniższe obowiązki dotyczą naszego 2018 roku Stan raportu asystenta wykonawczego (SOTEAR), która obejmuje bezpośrednie informacje zwrotne od 417 asystentów wykonawczych pracujących w 34 różnych branżach w Stanach Zjednoczonych.

Pogrupowaliśmy obowiązki od najbardziej powszechnych - obowiązków, które wykonuje najwyższy odsetek respondentów - do najmniej powszechnych. W ten sposób możesz popracować nad opanowaniem typowych obowiązków, rzeczy, z którymi prawdopodobnie spotkasz się na dowolnej roli asystenta wykonawczego, a następnie zejść z tego w dół.



Zarządzanie kalendarzami i harmonogramem

96% asystentów wykonawczych twierdzi, że to robi

Do obowiązków asystenta wykonawczego należy zarządzanie kalendarzem

Dobra robota: opanuj planowanie i zarządzanie kalendarzem poprzez utrzymanie porządku.

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: Opracuj system organizowania informacji i bądź na bieżąco z nadchodzącymi informacjami. Na przykład, gdy tylko otrzymasz wezwanie na spotkanie dla swojego dyrektora, przetwórz je i nagraj, aby system nadal działał (i nie przypadkowo podwójnie zarezerwuj przedziały czasowe, zapomnij o ważnych wydarzeniach itp.).



zdrowe przysmaki urodzinowe do pracy

Dlaczego organizacja jest kluczem do planowania i zarządzania kalendarzem?

zabawne poznać cię gry

Mamy zamiar złamać wszystkie zasady i odpowiedzieć pytaniem. Co łączy te trzy obowiązki?

  • Praca z wieloma osobami i harmonogramami w celu zestawienia harmonogramów
  • Wysyłanie aktualizacji kalendarza, które mają sens
  • Nigdy nie podwójnie rezerwuj ważnego klienta

Prawdopodobnie mają ze sobą wiele wspólnego, ale naszym celem jest to, że wszystkie wymagają znajomości i przetwarzania wielu informacji, w tym dat, godzin, nazwisk i nie tylko. Najlepszym sposobem na osiągnięcie doskonałości w przetwarzaniu informacji jest najpierw uporządkowanie informacji. Ktoś nigdy nie byłby w stanie podjąć się żadnego z tych zadań, gdyby nie opracował jeszcze jakiegoś systemu do rejestrowania i organizowania harmonogramów i kalendarzy.

Zaangażuj się w proces zarządzania kalendarzem i planowania oraz trzymaj się go. Zebraliśmy trochę razem wskazówki na ten temat . Zawierają:

  • Kodowanie kolorami
  • Blokowanie czasu pracy tylko po to, aby zarządzać kalendarzami i harmonogramami
  • Korzystanie z pomocnych narzędzi do kalendarza

Zarejestruj się, zanim zaczniesz korzystać z naszej listy Asysta , bezpłatny cotygodniowy biuletyn z wyselekcjonowanymi informacjami, które są tak pomocne, że EA mówią, że nie wiedzą, czy podzielić się nim ze znajomymi, czy zachować tajemnicę dla siebie. Otrzymuj wskazówki i informacje, takie jak te przedstawione poniżej, dostarczane co tydzień prosto do Twojej skrzynki odbiorczej.

Koordynacja podróży

92% asystentów wykonawczych twierdzi, że to robi

Do obowiązków asystenta wykonawczego należy planowanie podróży

Naprawdę: jeśli chodzi o koordynację podróży, kluczowe znaczenie mają wydajność i konsekwencja.

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: Przestań wymyślać na nowo koło (lub w tym przypadku plan podróży) za każdym razem, gdy musisz skoordynować podróż. Posługiwać się szablony zamiast.

Dzięki szablonom planowanie podróży jest szybsze, wydajniejsze i bardziej spójne. To wygrana zarówno dla planisty, jak i podróżnika.

Możesz też ustalić proces wyjściowy do śledzenia za każdym razem, gdy musisz zaplanować podróż. Na przykład możesz rozważyć:

  • Wybór preferowanych dostawców usług turystycznych do wykorzystania dla każdej podróży
  • Tworzenie list kontrolnych, aby nie przegapić żadnych szczegółów
  • Ustalanie ram czasowych, aby wiedzieć, kiedy i co zrobić

Planowanie wydarzenia

90% asystentów wykonawczych twierdzi, że to robi

Do obowiązków asystenta wykonawczego należy planowanie wydarzeń

Zrozum: niech widzowie nauczy Cię, jak być niesamowitym organizatorem wydarzeń.

gry lodołamaczowe do spotkań roboczych

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: Zwiększ swój umiejętności planowania wydarzeń prosząc o opinie ludzi, którzy uczestniczą w Twoich wydarzeniach.

Żądanie opinii od uczestników wydarzenia działa, ponieważ jak Bill Gates powiedział kiedyś: „Wszyscy potrzebujemy ludzi, którzy udzielą nam opinii. W ten sposób się poprawiamy ”.

Opinie uczestników to jedyny sposób, aby rzucić światło na niektóre z palących pytań, które z pewnością pojawią się podczas planowania wydarzeń, takich jak:

  • Czy dostałem wystarczająco dużo jedzenia?
  • Czy miejsce było zbyt ciasne?
  • Czy muzyka była zbyt głośna?
  • Czy mówca był wart zachodu?
  • Czy te krzesła były zbyt blisko siebie?
  • Czy format był nudny?

Im więcej pytań zadasz, tym więcej się dowiesz i tym lepsze będą wydarzenia.

Obowiązki sekretarskie, w tym obsługa połączeń telefonicznych, przekazywanie itp.

73% asystentów wykonawczych twierdzi, że to robi

Do obowiązków asystenta wykonawczego należy rozmowa przez telefon

Naprawdę: umiejętności komunikacyjne pomogą Ci we wszystkich obowiązkach sekretarskich.

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: Nieustannie staraj się poprawić swoje umiejętności komunikacyjne; dzięki temu każdy telefon i każda interakcja będą płynniejsze i bardziej produktywne.

Jeśli w ogóle złota zasada życia brzmi: „traktuj innych tak, jak chcesz być traktowany”, to złotą zasadą komunikacji jest „rozmawiaj z innymi tak, jak chcesz, aby rozmawiali z tobą”. Oznacza to ćwiczenie prostej empatii. Kiedy rozmawiasz z kimś przez telefon, zadaj sobie pytanie:

  • Czego ta osoba potrzebuje?
  • Jak się czuje ta osoba?
  • Co mogę zrobić, aby pomóc tej osobie?

Odpowiedź na większość tych pytań znajdziesz po prostu słuchając.

Obowiązki osobistego asystenta

71% asystentów wykonawczych zgłasza to

Do obowiązków asystenta wykonawczego należy praca asystenta osobistego

zajęcia integracyjne dla dorosłych

Naprawdę: szefowie uwielbiają osobistych asystentów, którzy przewidują potrzeby i problemy.

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: Zwróć uwagę na przeszłość i wizualizuj przyszłość.

Weź pod uwagę rzeczy, które wydarzyły się w przeszłości, aby w oparciu o informacje przewidywać przyszłość. Nie zawsze możesz mieć rację, ale za każdym razem, gdy będziesz próbował przewidzieć przyszłość, będziesz coraz lepszy.

Na przykład wyobraź sobie, że te wydarzenia już się wydarzyły.

  • Określony klient odwołał spotkanie, na które Twój szef był podekscytowany.
  • Ta sama klientka zadzwoniła do Ciebie niespodziewanie, ponieważ właśnie „przejeżdżała przez miasto”. Trzeba było umówić się na zaimprowizowane spotkanie.
  • Zaimprowizowane spotkanie nie poszło dobrze, ponieważ Twój szef lubi być przygotowany.

W tej sytuacji możesz wykazać się umiejętnościami przewidywania, planując comiesięczne rozmowy telefoniczne lub e-maile dotyczące odprawy z tym konkretnym klientem. Możesz zapytać ją, czy wkrótce przyjedzie do miasta, lub dwukrotnie potwierdź, że będzie uczestniczyć w spotkaniach, które już istnieją w kalendarzu.

(- Zrób więcej rzeczy Asysta - bezpłatny cotygodniowy biuletyn nr 1 sporządzany przez asystentów dla asystentów.)

Żądania techniczne w terenie

58% asystentów wykonawczych twierdzi, że to robi

Do obowiązków asystenta wykonawczego należy praca w zakresie technologii / IT

Naprawdę: zaakceptuj prawdę, że Asystenci wykonawczy w końcu rozwiązują wiele problemów technicznych.

pracownik miesiąca

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: Przygotuj się na wpadki techniczne.

Kilka problemów technologicznych prawdopodobnie zaskoczy Cię, gdy dopiero zaczynasz pracę, ale nie ma problemu. Zacznij śledzić prośby i problemy, które ludzie ci zgłaszają. Skorzystaj z „badań”, aby odkryć trendy, takie jak dziesięć najważniejszych problemów. Zapisz, jak pomyślnie rozwiązałeś każdy problem, i zamień swoje rozwiązania w małą instrukcję. Jeśli ktoś przyjdzie do Ciebie z jednym z problemów, możesz po prostu wysłać e-mailem instrukcję. (Możesz nawet opublikować to w witrynie firmy lub intranecie, jeśli to możliwe!)

Dodatkowe wskazówki:

  • Znajdź zasób online, do którego możesz się odwołać, gdy ktoś cię strąci. Na przykład możesz wyszukać producentów swojej głównej elektroniki biurowej. Zapisz infolinie obsługi klienta lub linki pomocy online, aby wiedzieć, gdzie szukać odpowiedzi, gdy pojawią się problemy.
  • Poproś kogoś w biurze, kto potrafi obsługiwać komputer, aby znalazł się na Twojej liście kontaktów. Oznacza to po prostu, że zgadzają się, abyś dał im pierścień, jeśli potrzebujesz pomocy w rozwiązaniu problemu odpowiadającego ich wiedzy

Obowiązki operacyjne, w tym dodatki, parking i konserwacja

56% asystentów wykonawczych twierdzi, że to robi

Uzyskaj opinie pracowników

Naprawdę: pozwól pracownikom kierować Twoją strategią operacyjną.

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: W razie wątpliwości porozmawiaj z pracownikami.

Dobry Kierownicy operacji wiedzą, że mogą się wiele nauczyć, rozmawiając z pracownikami. Asystenci wykonawczy, którzy chcą dobrze wykonywać swoją pracę, mogą również rozmawiać z pracownikami, aby przedstawić ich strategie.

Obowiązki w zakresie zasobów ludzkich, w tym onboarding / offboarding)

51% asystentów wykonawczych twierdzi, że to robi

Obowiązki asystenta wykonawczego obejmują onboarding

gry do zabawy w pracy

Nail it: Wykorzystaj w pełni swoje pierwsze i ostatnie interakcje z pracownikami.

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: Onboarding i offboarding to momenty nauki.

Wdrażanie przedstawia moment do nauki pracowników .

Oznacza to, zgodnie z zaleceniami Technolog HR , że powinieneś wzmocnić i wyjaśnić kulturę swojej firmy. Rozpocznij sesje wdrożeniowe, wyjaśniając, co oznacza dla Ciebie kultura firmy. Zastanów się, czy opowiedzieć historię o sytuacji lub wydarzeniu, kiedy kultura Twojej firmy przejawia się w prawdziwym życiu.

Na pokładzie przedstawić moment nauki Twoja firma .

Oznacza to, że powinieneś dowiedzieć się, jak odchodzący pracownicy myślą o firmie. Co im się podobało / czego nie lubili? Dlaczego odchodzą? Dowiedz się, co możesz w tej chwili; odchodzący pracownicy nie mają powodu do nieuczciwości.

Zadania związane z projektowaniem / układem biura

46% asystentów wykonawczych twierdzi, że to robi

Do obowiązków asystenta wykonawczego należy projektowanie biura

pomysły na prezent dla zespołu roboczego

Nail it: Baw się dobrze!

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: Każde biuro wymaga innych projektów. Jeśli weźmiesz pod uwagę wyjątkowe aspekty swojej firmy i dobrze się bawisz podczas planowania projektów i układów, będziesz w stanie stworzyć projekt biura, który pokocha każdy.

Sprawdź niektóre pomysły na wystrój biura .

(- Zrób więcej rzeczy Asysta - bezpłatny cotygodniowy biuletyn nr 1 sporządzany przez asystentów dla asystentów.)

Lista płac

16% asystentów wykonawczych zgłasza to

Do obowiązków asystenta wykonawczego należy lista płac

Napraw to: wybierz system, który będzie pasował do Twojego harmonogramu.

Jeśli pamiętasz tylko jedną rzecz: Pracownicy muszą otrzymywać wynagrodzenie; upewnij się, że otrzymają wypłaty, znajdując system płac, który działa zgodnie z Twoim harmonogramem.

Obsługa płac to trochę jak kupowanie artykułów spożywczych, sprzątanie domu lub wykonywanie innych czynności; to się nigdy nie skończyło. Nigdy nie kończysz po prostu listy płac. Musisz sobie z tym poradzić w kółko i nie możesz po prostu „stracić wartości miesiąca” w jeden dzień, jeśli wybierasz się na wakacje. To powiedziawszy, miej realistyczne podejście do swoich potrzeb związanych z harmonogramem, jeśli zamierzasz zarządzać listą płac.

czy możesz jeść popcorn na diecie paleo

Jako asystent wykonawczy możesz dużo podróżować. Jeśli tak jest, zrób to, co Mianowicie blog poleca i znajdź system płac oparty na chmurze możesz uzyskać dostęp z dowolnego miejsca w dowolnym czasie.

Wskazówka: jeśli jesteś jak większość EA i spodziewasz się napiętego harmonogramu, wybierz automatyczny system płac To zdejmie część powtarzającego się stresu związanego z obsługą płac.

Co myślisz o tych obowiązkach asystenta wykonawczego? Dajcie nam znać w komentarzach poniżej!